Il futuro della mobilità in azienda: il car sharing aziendale
Che cosa si intende per car sharing aziendale? Comporta vantaggi per azienda, dipendenti e fleet manager? Comporta qualche svantaggio? Rispondiamo a questi e altri quesiti, illustrando anche la rinnovata funzionalità offerta da Avrios proprio per questa soluzione di mobilità.
Introduzione: che cos’è il car sharing aziendale?
Il car sharing aziendale:
- è una strategia di welfare aziendale,
- è un metodo di utilizzo condiviso dei veicoli della compagnia (siano essi di proprietà o a noleggio/in leasing) tra i dipendenti, i quali possono prenotare le singole vetture da utilizzare per trasferimenti da e verso il lavoro e per trasferte;
- si tratta dunque di un benefit condiviso;
- si dimostra, in maniera sempre crescente, una soluzione efficace e sostenibile per soddisfare le esigenze di mobilità delle aziende,
- offre una serie di vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti e ai fleet manager.
In questo articolo analizzeremo proprio i vantaggi del car sharing aziendale per le aziende, i dipendenti e i fleet manager, evidenziando anche i potenziali svantaggi e gli aspetti importanti legati all'introduzione di questo sistema.
I vantaggi del car sharing aziendale
Per le aziende
Il car sharing aziendale offre molti vantaggi alle aziende:
- riduce significativamente i costi di gestione e manutenzione della flotta,
- aumenta l'efficienza della flotta grazie all'uso condiviso dei veicoli, rafforza la loro sostenibilità aziendale riducendo le emissioni di CO2, perché si riduce il numero totale di mezzi usati dall’azienda.
Per i dipendenti
Il car sharing aziendale offre anche diversi vantaggi anche per i dipendenti:
- permette una mobilità flessibile, in quanto i veicoli possono essere utilizzati a seconda delle necessità personali e contingenti,
- riduce lo stress legato alla manutenzione e alla riparazione della propria auto,
- promuove una guida responsabile, poiché l'uso del veicolo viene registrato,
- porta una riduzione dei costi per i pendolari, perché possono utilizzare l'auto aziendale per recarsi al lavoro,
- comporta una guida più ecologica, in quanto le aziende spesso optano per vetture sostenibili e in generale ne sono necessarie in minor numero.
Per i fleet manager
I fleet manager, grazie all’introduzione del car sharing, beneficiano di un processo di gestione semplificato, anche se, a monte, devono provvedere a:
- una pianificazione efficace delle prenotazioni dei veicoli,
- una comunicazione chiara con i dipendenti che utilizzeranno le vetture,
- una tecnologia adeguata che supporti l’organizzazione(ad esempio, la funzionalità specifica nel software di gestione flotta).
- I vantaggi di questo sistema d’uso condiviso delle auto aziendali per i fleet manager riguardano:
- la riduzione al minimo del numero di veicoli inutilizzati, con una conseguente significativa riduzione dei costi;
- l’ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse, che consente a diversi dipendenti di accedere ai veicoli in momenti diversi. Questo porta a un uso più efficiente della flotta e riduce significativamente i tempi di inattività;
- la digitalizzazione dei processi di prenotazione e utilizzo delle vetture, che semplifica notevolmente la gestione della flotta, con conseguente risparmio di tempo e risorse.
Gli svantaggi del car sharing aziendale
Per le aziende
Gli svantaggi per le aziende sono legati a:
- gli alti costi iniziali per l'introduzione del sistema;
- i problemi di accettazione e utilizzo da parte dei dipendenti, i quali devono abituarsi a non avere un veicolo assegnato ad personam e a prenotarlo per tempo in base alle proprie esigenze;
- una gestione in genere complessa e lunga, soprattutto per le grandi flotte;
- la difficoltà nel monitorare l'uso e le condizioni dei veicoli, che possono comportare maggiori costi di manutenzione e riparazione.
Per i dipendenti
Anche per i dipendenti si presenta qualche svantaggio:
- la disponibilità irregolare dei veicoli, soprattutto nelle ore di punta.;
- il problema degli effetti personali nei veicoli condivisi;
- la confusione iniziale dovuta all'adattamento a nuovi processi e tecnologie;
- i problemi di privacy dovuti al frequente monitoraggio dell'uso dei veicoli.
Gli aspetti importanti del car sharing aziendale
Quando si introduce il car sharing aziendale, ci sono alcuni aspetti ai quali i fleet manager dovrebbero prestare particolare attenzione:
- il quadro giuridico e le questioni assicurative riguardanti le regole per l’applicazione del car sharing in azienda;
- implementazione di un sistema di prenotazione efficiente per coordinare l'uso dei veicoli;
- comunicazioni chiare e precise ai dipendenti sulle regole di utilizzo dei veicoli;
- programmazione di manutenzione e ispezioni regolari dei veicoli per garantirne la sicurezza e l'affidabilità;
- considerazione attenta dei costi e dei benefici del car sharing aziendale.
I suggerimenti per un'implementazione di successo del car sharing in azienda
Il car sharing aziendale, come abbiamo visto, offre molti vantaggi alle aziende e ai loro dipendenti. Consente un uso efficiente dei veicoli, riduce i costi e promuove la sostenibilità. I dipendenti apprezzano la flessibilità e l'indipendenza. Ma come si può implementare con successo il car sharing aziendale? Ecco alcuni suggerimenti. Occorre:
- chiarire le esigenze dell’azienda e dei dipendenti (quali veicoli sono necessari, con quale frequenza e quando verranno utilizzati);
- scegliere un fornitore adatto (prestando particolare attenzione ai costi, al servizio e alle soluzioni tecniche);
- comunicare il concetto in modo chiaro e trasparente (i dipendenti devono comprendere i vantaggi e le regole di questo uso condiviso dei veicoli in maniera immediata e netta);
- monitorare l'utilizzo e, se necessario, adeguare l'offerta;
- considerare gli aspetti legali e fiscali (un'attenta pianificazione e implementazione contribuirà a rendere il car sharing aziendale un successo).
Conclusione: utilizzare il car sharing in modo sensato nella flotta aziendale
Il car sharing aziendale è senza dubbio una soluzione che aiuta le aziende a:
- ridurre i costi di mobilità,
- diminuire l'impatto ambientale,
- offrire ai dipendenti opzioni di mobilità più flessibili.
I vantaggi per le aziende consistono nel:
- ridurre i costi della flotta,
- aumentarne l'efficienza,
- rafforzare la responsabilità ambientale.
I dipendenti beneficiano di:
- una mobilità comoda ed economica,
- della promozione di un comportamento di guida responsabile.
- I fleet manager, dal canto loro:
- sperimentano una gestione semplificata,
- contribuiscono a ridurre le emissioni di CO2.
Tuttavia, le aziende devono anche tenere conto delle potenziali sfide, come:
- gli investimenti iniziali consistenti, per implementare la flotta con i veicoli necessari,
- i problemi di accettazione del nuovo sistema da parte dei dipendenti, magari abituati ad avere un veicolo in esclusiva,
- la complessità dell'organizzazione.
Sulla complessità dell’organizzazione, però, in soccorso ai fleet manager, ecco le funzionalità specifiche dei software di gestione, come ad esempio quella offerta da Avrios.
La funzionalità di Avrios per il car sharing aziendale
Avrios ha di recente aggiornato la propria funzionalità per supportare i fleet manager nella gestione del car sharing aziendale. Le funzioni sono state potenziate e il sistema è sempre più performante:
- alle diverse categorie di dipendenti (in base al lavoro che svolgono e all’uso che fanno dei veicoli) possono essere messi a disposizione i veicoli in base al chilometraggio, così che l’azienda sia in grado di ottimizzare costi e chilometri residui sul contratto di ciascun mezzo,
- ogni dipendente può prenotare la propria vettura in totale autonomia, senza che il fleet manager debba concedere il proprio ok,
- il fleet manager vedrà, direttamente sull’interfaccia dedicata (calendario), tutte le prenotazioni in tempo reale e potrà modificare e/o cancellare qualsiasi prenotazione in qualsiasi momento, a seconda dell’urgenza.
